随着信息技术的飞速发展，计算机广泛应用于各个领域，其中也包括工程设计领域。此后，工程设计过程中形成的大量电子档案成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理和输出已成为工程设计单位正常运作的重要组成部分。因此，保持工程设计中电子文件管理的正常运行对于相关单位来说极为重要。鉴于此，本文主要探讨如何做好电子档案管理工作。 1、电子文件归档前的准备工作分析 充分做好电子档案归档前的各项准备工作，是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读特性决定了相关工作人员首先应制定完善的电子文件归档和受理制度，并做好制度的宣传工作，从而为电子文件的归档和受理提供可靠的制度保障。以CAD文件归档为例，归档人员首先要按要求填写电子文件归档通知单。通知须有项目经理、经办人和审核人员签名。严谨的备案程序和详细的规章制度保证了备案的准确性。但由于一些项目工期紧张，需要花费大量时间来遵循严格的程序，这会与工作时效性产生冲突。因此，可以利用先进的计算机技术，将归档前的准备工作纳入自动化管理流程。这样，可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。 由于一个项目可能产生数以万计的电子档案，如果规章制度存在漏洞，执行不严格，势必导致重复备案，浪费人力财力，甚至造成备案混乱。文件，导致产品有缺陷。工程质量事故，经济损失严重。因此，有必要做好电子文件归档的准备工作，特别是规章制度的建设、宣传、推广和应用，为后续的电子文件归档工作打下良好的基础。 二、电子文件归档过程中应注意的问题分析 在电子档案管理的电子归档过程中，归档人员应注意对不同类型和格式的电子文件进行整理。众所周知，在工程设计中，从工程标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成不同类型、不同格式的电子文件，其中包括Ecel表格、 world文件、扫描文件等形成的tif文件等等。而且，这些文件大部分是在工程设计正式开始之前形成的。它们不仅涉及面广，而且内容复杂，给电子归档带来了一定的困难。为了有序地归档这些电子文件，文件印章的有效归档必须以电子文件归档通知为依据，从而提高这些电子文件的归档率。dwg格式可用于cad电子文件的归档，因为这种格式可以直接在cad中打开，并接受目视检查，特别是文件标识的检查，并且还负责归档后的整理、编辑、利用、输出和绘图存储工作。一切都非常重要。同时，生产过程中出现的错误如文字线条形状、放大的纸张形状等也可以及时修正，大大提高CAD图纸的合格率。但也存在一定的问题，如劳动强度高、费时费力。 对于plt格式的文件来说，dwg格式的文件的优点和缺点恰好相反。 plt格式文件归档时，图像无法直观显示，但文件内容保持不变，不随读取和输出平台的变化而变化。 对于pdf格式的文件，一般处于只读模式，不能对设计进行任何修改。本质上就是在计算机上阅读纸质文档的电子版，对于保护知识产权有一定的作用。 3、电子文件归档后验收工作分析 电子文件是纸质文件的来源，归档电子文件的查阅是产品设计的最后一个重要步骤。检查力求全面，兼顾电子图纸中的文件标识以及电子图纸信息处理过程中物理结构和逻辑结构的变化。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录清单、会签栏、文件名、标识名称、图号、日期、施工阶段、编号、重复使用图纸的排列、图框格式等。 ;其次，检查本卷中的其他电子图，包括文件中是否存在垃圾、字符大小、文字位置、符号标识、对角线数、图号、名称、框架格式等。但是，需要注意的是，电子图文件对设备及其标准有很强的依赖性。加之数据类型和文件格式的多样化，文件很可能经过生产、存储、载体转换等信息处理后归档。检查过程中出现问题，例如使用的字体存在差异；相同的字体但不同的版本；电子图正常，但存档后部分文字错位、变形，甚至乱码。 以钢结构的电子绘图为例，如果使用日本绘图软件而不添加专有字体，所有次要钢筋符号都会丢失。另外，很多软件版本已经从低级向高级发展，这也会给电子档案管理带来一些问题。例如，使用各种版本的软件，从cad14到cad。但如果使用低版本的电子图在高版本中进行绘制，电子图保存后会出现实线、虚线、标注线、线宽的差异。特别是在机械制图中，如果零部件实体的外围轮廓线粗细不均，与标记线混淆，将会大大增加设备制造现场审图的难度。因此，使用不同的软件以及同一软件的不同版本，会导致文件格式、编码、读取方式、编辑方式等方面存在诸多差异，从而直接影响文件的跨平台读取和输出。总之，实现单位内操作系统、应用软件和版本的标准化和统一，已成为电子文档归档最后阶段的重要任务。 4、电子文档修改后归档工作分析 工程设计单位内部，各专业部门之间必须进行大量的信息交换和图纸审查工作，以适应各种变化，如施工现场的新情况、客户提出的新要求等。不可避免地涉及电子文档的不断修改和完善。目前大多数单位采用保留最终版本的方法，即用第二修改版本覆盖初始版本，用第三修改版本覆盖第二版本。这种方法可以很容易地产生最终版本的电子图。与实际变更过程相关的记录丢失。在国外的一些项目中，例如土耳其项目，电子图的每个修改版本都被归档并编号为abc等，从而保留了项目修改的整个过程的完整记录。但由于两次修改的时间间隔很难确定，之前修改的图纸已经到达施工现场，一旦纸质档案和变更通知书收集不完整，就会导致电子档案与纸质档案不一致。可见，如果直接采用覆盖的最终版本存档形式，不反映整个变更过程，可能会给今后电子文件和纸质文件的使用带来极大的不便。 综上所述，电子文件归档管理已成为工程设计单位不可缺少的重要组成部分。在此之前，设计一个项目可能需要一年甚至一年半的时间，但现在只需要半年甚至更少，人力资源也只占以前的三分之一左右。一些类似的工艺和设备，只需更改电子文件上的数字，就可以转换成设计的产品，劳动效率和产品质量也将成倍提高。这一切的成绩都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识电子档案管理有效性的基础上，我们必须认真关注电子档案管理过程中的每一个细节，包括归档前的准备工作、归档不同格式、不同类型文件时应注意的问题、电子文档归档后应注意什么？验收检查工作和电子文件修改归档工作等，将工程设计过程的电子文件归档管理整合成一个完整的系统。 电子档案管理方案_电子档案管理经验总结 http://www.jiajc.com/lunwendaquan/159887.html